リモートワークやワーケーションのように、自分で仕事の進め方をコントロールする必要がある働き方では
「何から手をつけるべきか」で迷うことが増えます。
やることは多いのに、どれも重要に見えてしまう。
結果として、なんとなく目についたタスクから処理してしまい、後で慌てる…ということも。
この記事では、私が実際に使っている
シンプルなタスク整理と優先順位の付け方を紹介します。
難しいフレームワークや複雑な管理方法は使っていません。
シンプルに整理するだけです。
結論｜タスクの種類で管理方法を変える
仕事の優先順位で迷わなくなった理由はシンプルで
タスクの種類によって管理方法を分けているからです。
具体的には
- 工程が決まっている仕事 → WBSで管理
- 細かい作業タスク → Trelloで管理
この2つだけ。
ツールを増やすというより
用途を分けることで、優先順位に迷いにくくなる イメージです。
理由｜すべて同じ方法で管理しようとすると破綻する
タスク管理が難しくなる原因は
「性質の違う仕事を同じ方法で管理しようとすること」です。
例えば
- 締切が複数ある仕事
- 突発的に発生する作業
- 作業時間が読めないタスク
これらを同じリストで管理すると、優先順位が見えにくくなります。
結果として
- 重要なタスクが後回しになる
- 小さいタスクばかり進む
- 進捗が把握しづらい
という状態になりやすいです。
そこで私は
タスクの種類ごとに整理方法を分ける ようにしています。
具体例｜私のタスク整理ルール
① 工程が決まっている仕事 → WBSで管理
複数のステップがあるタスクはWBSで管理します。
WBSは日々の進捗というより、プロジェクト全体の期間構造を把握するのに向いています。
例えば
- 6/10までにプレビュー生成
- 6/30までに査収対応
- 7/05までに修正対応
- 7/10までに最終納品対応
といったように
途中の期限が決まっている仕事です。
特徴として
- 後工程に影響する
- 他者レビューが入る
- 遅れると全体に影響する
といった性質があります。
こういうタスクは
時系列で整理した方が全体像が把握しやすい です。
WBSにしておくと
「今どの段階か」
「次に何をするか」
が明確になります。
② 細かい作業タスク → Trelloで管理
一方で、日々発生する細かい作業はTrelloで管理しています。
Trelloはエンジニアが使う「チケット管理」に近い形でタスクを整理できるツールです。
例えば
- 記事構成作成
- 画像選定
- 内部リンク追加
- 調査メモ
- 軽微な修正
こういったタスクはチケット単位で管理した方が進めやすいです。
Trelloの良いところは
- 視覚的に進捗が分かる
- 優先順位を動かしやすい
- 状態管理がしやすい
- 操作が直感的
UXがとても優れているので、細かいタスクでもストレスがありません。
「ToDo → 進行中 → 完了」のようにステータスを分けることで、作業の現在地が分かりやすくなります。
ポイント｜優先順位は3つの基準で決める
具体的な優先順位は、次の基準で決めています。
1. 締切が近いもの
まずは期限が決まっているタスク。
これは迷いにくいです。
2. 作業時間が短いもの
短時間で終わるタスクは先に処理することもあります。
小さなタスクが片付くと
全体の負荷が軽くなります。
3. 詰まりそうなもの
時間がかかりそうな作業は早めに着手します。
特に
- 判断が必要なもの
- 確認待ちが発生するもの
は早めに動いておくと安心です。
ツールは必須ではない
ここまで読むとツールを揃えないといけないと思うかもしれません。
ですが必ずしも同じツールを使う必要はありません。
例えば
- WBS → スプレッドシート
- タスク管理 → メモアプリ
でも十分です。
大事なのは
管理方法を分けること です。
ワーケーションでも同じ方法で進められる
この方法は、リモートワークだけでなく
ワーケーションのように環境が変わる場合でも使えます。
むしろ
- 作業時間が限られる
- 観光とのバランスが必要
- 突発対応に備えたい
といった状況では
タスク整理のシンプルさが重要になります。
仕事の進め方が決まっていると
環境が変わっても対応しやすいです。
作業環境や集中力の整え方については、こちらの記事でもまとめています。
→ ワーケーションの仕事効率化術｜旅先でも集中力を落とさない働き方のコツ
まとめ
仕事の優先順位で迷ったら
まずはタスクの種類を分けてみるのがおすすめです。
- 工程が決まっている仕事 → WBS
- 細かい作業 → チケット管理
すべてを完璧に管理しようとするよりシンプルに分けるだけで十分です。
タスク整理の負担が減ると
優先順位に迷いにくくなり、仕事そのものに集中しやすくなります。
リモートワークやワーケーションのように働く場所の自由度が高い人ほど、効果を感じやすい方法です。
手間が許容できるなら、WBSとチケット管理ツールを併用するのがおすすめです。
WBSで全体のスケジュールを把握し、日々の作業はTrelloのようなカンバン形式で管理すると、俯瞰と実務の両方を整理できます。
